Prix: 199,95$
Note: 
Le numériseur mobile NeatReceipts tente de permettre à ses utilisateurs d'accomplir un but noble, mais généralement très difficile à atteindre, celui de tenir un bureau sans papiers, où l'on numérise tous ses documents, ses reçus et ses cartes d'affaires. Le numériseur fait mouche à plusieurs reprises, notamment dans la gestion des cartes d'affaires, mais demande quand même beaucoup d'efforts de la part de l'utilisateur.
Le fonctionnement de base de NeatReceipts est plutôt simple: on numérise un document (le processus est très rapide, environ 4 reçus par minute, ou près d'une dizaine de cartes d'affaires), le logiciel reconnaît automatiquement le type de document et le classe en conséquence dans sa base de données.
Le numériseur est petit est propre (il porte bien son nom). Celui-ci ne devrait pas défigurer aucun bureau, et il est offert avec un étui de voyage. Détail important, celui-ci ne nécessite aucun câble d'alimentation supplémentaire, le câble USB fourni suffit.
Cartes d'affaires
Les cartes d'affaires sont probablement les documents que NeatReceipts gère le mieux. La numérisation et le traitement est rapide, et le logiciel parvient efficacement à enregistrer les données de la cartes d'affaires.
En moyenne, environ 10% des cartes demandent une correction mineure (un compte Twitter qui aurait été considéré comme une adresse courriel ou un logo de compagnie indéchiffrable, par exemple).
Dans encore environ 10% des cas, le logiciel rate complètement une carte. Souvent, ce sont les cartes au design particulier qui mêlent le logiciel, et on sait d'avance qu'elle sera problématique. Plus étrange, NeatWorks, le logiciel offert avec le numériseur NeatReceipts, a également de la difficulté à numériser les cartes où le fond est noir.
Malgré ces petites imperfections, tout le processus de numérisation, même d'une grosse pile de cartes, est vraiment rapide, surtout parce qu'il est possible de numériser une deuxième carte, même pendant que la première est en train d'être traitée.
Il est ensuite possible de conserver la base de données synchronisée avec Outlook ou le service Plaxo, mais dans les deux cas, il est impossible d'exporter automatiquement l'image numérisée de la carte d'affaires, vous devrez donc conserver vos deux bases de données, au cas où une erreur se serait glissée dans la reconnaissance optique.
Factures
La gestion des factures est probablement celle avec le plus gros potentiel, surtout pour ceux qui conservent un budget serré, ou ceux qui ont des revenus d'entreprises.
Les factures s'effacent souvent avec le temps, en conserver une copie numérique est donc un bon moyen de se simplifier la vie en cas de contrôle par l'impôt.
La numérisation de factures est identique à la numérisation de cartes d'affaires, mais force est d'admettre que le processus est plus imparfait, et qu'il demande un plus gros effort de la part de l'utilisateur.
Les données sont en fait rarement reconnues par le logiciel, et il faut entrer la plupart de celles-ci à la main.
L'interface du logiciel est correcte, mais elle n'est peut-être pas la plus intuitive, et il n'est pas toujours facile de la personnaliser (les catégories de taxes sont par exemple prédéterminées, et il est impossible d'ajouter des étiquettes).
Quoi qu'il en soit, la solution de Neat demeure beaucoup plus efficace et rapide que de tout numériser à la main et d'entrer dans un fichier Excel.
Encore une fois, il est possible d'exporter sa base de données dans plusieurs formats, notamment Quicken, TurboTax et QuickBooks.
Documents
NeatWorks permet aussi de numériser n'importe quel document.
Considérant que l'usage de cette partie du logiciel est plus flou (quelqu'un pourrait vouloir pour conserver ses examens scolaires, quelqu'un d'autre pour tout le courrier de son entreprise, etc.), l'interface du logiciel est un peu plus sobre.
L'écran se divise donc en trois parties principales, une avec ses différents dossiers, une avec ses les documents contenus dans le dossier et l'autre qui affiche un aperçu du document sélectionné.
La reconnaissance optique permet ici de rechercher dans les documents, mais pas de les classer automatiquement, ce qui n'est pas très long de toute façon.
Notons qu'il est aussi possible de tout exporter ses documents au format PDF.
Mon principal reproche avec le volet «Documents» est probablement le système de classement de ces derniers, par dossiers et non par étiquettes.
En conclusion
Le système Neat pour un bureau sans papier fonctionne bien, mais celui-ci est loin d'être une solution magique. Même s'il y a encore beaucoup de place à l'amélioration, il s'agit d'une solution qui vaut la peine d'être considérée.
On aime:
La rapidité du numériseur, la numérisation des documents, la reconnaissance optique efficace, surtout pour les cartes d’affaires, plutôt propre sur un bureau.
On aime moins:
La gestion des factures, l’absence de numérisation recto-verso automatique, résolution limitée, logiciel unilingue anglais.
Manufacturier:
Neat
Spécifications:
- Résolution maximale de 600 dpi.
- Numérise en couleur, noir et blanc et niveaux de gris.
- Compatible avec les feuilles 8,5 x 11.
- Numérise les documents jusqu’à 76 cm de long.
- Compatible avec Excel, Word, Outlook, Quicken, TurboTax et QuickBooks.
- Base de données qui permet d’emmagasiner jusqu’à 1 500 000 de reçus.
Pour de plus amples information sur le produit:
http://store.neatco.com/index/page/product/product_id/104/product_name/NeatReceipts
par Maxime Johnson
Ce n'est pas une nouveauté....
C'est même disponible en magasin au Québec:
http://www.staples.ca/FRA/Catalog/cat_sku.asp?webid=913020&CatIds=69%2C232%2C4163%2C4167&AffixedCode=WW&=&=&=
L'appareil en tant que tel existe en effet depuis un certain temps, mais le logiciel vient d'être mis à jour, avec notamment la compatibilité Microsoft Office 2010.
c'est vraiment loin d'être nouveau, j'ai acheté le miens il y a plus de 2 ans maintenant ! et je peux vous dire que c'est un choix que je regrête ! fausse publicité en francais sur l'embalage. Le logiciel ne détecte pas 99% des factures aux Quebec en tk. tout est en anglais, le support et le logiciel... finalement j'aurais du acheter un scanneur normal ! voila 2 ans que j'ai soumis un Ticket a Neatco pour le probleme des taxes du Quebec et rien encore ! Je regarde avec mon avocat pour commencer des procédures légale pour fausse publicité etc...
