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BRANCHEZ-VOUS.com vous propose quelques conseils pour peaufiner la rédaction de vos communications électroniques personnelles ou professionnelles. Puisque le courriel possède l'avantage de laisser trace des interlocuteurs en présence et du sujet discuté, mieux vaut maîtriser l'art de le rédiger.
1) Il n'est jamais approprié d'utiliser des lettres majuscules. Il faut souligner l'information importante en caractère gras. D'une même façon, et si le courriel est adressé à plusieurs destinataires, cette mise en forme devrait aussi être utilisée pour confirmer l'action à entreprendre par une seule personne. Par exemple: @Monsieur Paresse: Bien vouloir faire parvenir le rapport final aux membres de l'équipe d'ici 48 heures.
2) Si une action est souhaitée (retour d'appel, envoi de documents), le destinataire doit s'en rendre compte rapidement. Une bonne astuce est d'indiquer ses attentes en début de courriel et d'éviter d'écrire une longue histoire avant d'indiquer l'action à entreprendre.
3) Une signature courte et professionnelle est souhaitable. Bien souvent, le titre de la fonction occupée en entreprise et le numéro de téléphone renseignent adéquatement.
4) L'objet du courriel se doit d'être représentatif du sujet abordé. Si de longs échanges de courriels s'ensuivent, il s'avère judicieux de changer l'objet du message pour le rendre facilement identifiable lors d'une recherche.
5) Chaque courriel envoyé doit être précédé d'une relecture. Le rédacteur doit se mettre à la place du destinataire. Il faut donner une vue d'ensemble du problème ou de la situation. Mieux vaut préciser dans un seul courriel, que d'être obligé de répondre trois fois pour assurer toute clarification. Le fait d'anticiper les questions qui pourraient être posées par les destinataires est un bon moyen d'arriver à cette fin.
6) Le champ CCI (copie conforme invisible) est indispensable. En déplaçant les destinataires non-essentiels vers cette section, le rédacteur s'assure de limiter les réponses multiples de type «Répondre à tous» qui engorgent rapidement toute boîte de réception.
7) Il est préférable d'éviter l'envoi de documents volumineux par l'entremise du courriel. Pourquoi ne pas utiliser une application telle que Dropbox et fournir un lien internet à tous les destinataires?
8) La courtoisie exige parfois de prendre un peu de recul avant de répondre à un sujet délicat. La rédaction d'un message doit se faire dans les meilleures dispositions possibles.
par Dominique Lamy
Pour la boîte de dépot, je suggère d'utiliser drop.io qui offre 100mo gratuitement (plutôt que 2 pour dropbox) Pas besoin de compte, possibilité de sécuriser l'accès : vraiment génial !
100 Mo? C'est ridiculement petit. Dropbox offre 2 Go, pas 2 Mo gratuitement. Et en suggérant Dropbox à des amis, on peut facilement monter à 5 Go gratuitement.
Le PREMIER point est une très mauvaise idée. Pour toutes sorte de raisons, il est possible que le caractère gras ne soit pas visible par le destinataire.
Le sixième point pose aussi un problème avec certains filtres triant automatiquement le courriel. Le champs CCI est à éviter.
Par contre, relire avant d'envoyer est une très bonne idée. J'aurais dû le faire. Cela m'aurait évité les fautes...
Pour le courriel doit rester en plain text le plus possible. Il avait été inventé comme ça! Les caractères gras du point, mauvaise idée... trop long à faire. Il est plus simple de mettre "un" mot en majuscules ou entre guillemets et ça passera à tous les coups comme le disait william.
Point 1 donc, je ne suis pas du tout d'accord, je ne comprends pas trop d'où vient cette référence...
Par contre, les pièces attachées sont un fléau! Beaucoup de gens sont ignorants du poids de leurs attachés... ils ne font pas trop la différence entre une image de 18 meg et une de 18 k... On devrait utiliser des FTP et des services autres qui sont conçu pour les fichiers. Pas le courriel. Le courriel c'est pour les mémos c'est tout.
Et pour le point sur le CCI, william vise encore très juste. Beaucoup de logiciels et filtres de serveurs ne font pas suivre correctement et de toute façon c'est irrespectueux d'envoyer en copie invisble à l'insu d'un receveur qui croit qu'il est le seul à avoir reçu un courriel...
CCI est vraiment à éviter sauf peut-être pour les listes de discussions où c'est clair que le message est diffusé largement.
Je suis assez d'accord avec le reste des points. Signature courte! oui!!! On ne veut pas des romans et des gros logo de compagnie, beurk!
Point 1:
Pourquoi pas de l'italique, qui marche partout sauf sur Branchez-vous?
Point 7:
La version gratuite de YouSendIt permet aussi 100 Meg.
