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BRANCHEZ-VOUS.com vous propose quelques solutions faciles pour améliorer l'organisation de votre espace de travail. Si le dessus de votre bureau s'avère être le refuge d'une montagne de paperasse ou si vous désirez simplement reprendre le contrôle sur l'utilisation de vos outils électroniques, envisager d'approfondir les alternatives suivantes.
1) Gérer tous vos comptes de courriel par l'entremise d'une même plate-forme
L'utilisateur moyen possède souvent plusieurs adresses électroniques pour lui permettre de gérer différents projets. Il est ainsi parfois fastidieux de se connecter à plusieurs comptes pour envoyer et recevoir des courriels. Par conséquent, il est utile de consolider tous ses comptes électroniques par l'entremise d'une seule plate-forme.
La messagerie Gmail, par exemple, permet d'importer directement les messages reçus à d'autres adresses électroniques. Il est aussi possible de configurer les autres comptes de courrier pour qu'un transfert automatique s'effectue vers Gmail dès la réception d'un nouveau courriel. Dans ces deux cas, Gmail devient une boîte de réception centralisée.
Prendre note que d'autres messageries offrent des possibilités comparables.
2) Utiliser les outils Google pour synchroniser vos équipements et calendriers
Pour les utilisateurs qui possèdent un téléphone intelligent, un ordinateur de bureau et davantage, l'ajout d'un rendez-vous à l'agenda ou la modification d'un contact oblige parfois l'entrée multiple et redondante de mêmes données.
La solution réside dans l'utilisation d'un outil de synchronisation. Par exemple, Google Sync s'assure de la mise à jour automatique des données de ses propres applications (calendrier et contacts) entre différents ordinateurs ou téléphones.
D'autres possibilités émergent de Google Calendar Sync. Ainsi, l'employé qui utilise Outlook au travail, mais qui gère son agenda personnel par l'entremise de Google se doit habituellement d'entrer les données en double s'il désire avoir une vision d'ensemble de ses deux calendriers.
Désormais, et puisque ce logiciel synchronise automatiquement les événements des deux calendriers, l'entrée manuelle se limite à une seule pour ensuite apparaître dans les deux systèmes. L'application offre aussi divers choix de synchronisation. De l'un à l'autre (Outlook à Google), vice-versa ou dans les deux sens (échanges complets).
3) Mettre sur pied votre système personnalisé d'archives numériques
La meilleure méthode de faire disparaître une pile de documents se divise en deux étapes. La première de celle-ci est l'utilisation d'un numériseur pour transformer chaque document physique en format numérique. Ainsi, chaque fichier PDF généré facilite le classement et la conservation sur l'ordinateur. L'avantage de cette démarche réside dans la possibilité de rechercher un document par l'entremise de Google Desktop, par exemple.
La dernière étape consiste à détruire le document original préalablement numérisé. Un destructeur de documents est un outil de travail précieux qui s'assure de faire disparaître à jamais les données confidentielles imprimées sur support papier.
Nul besoin de dépenser une fortune pour se procurer l'équipement nécessaire. Certains appareils multifonctions (imprimante, télécopieur, photocopieur, numériseur) peuvent s'avérer étonnamment efficaces et combler la majorité des besoins de l'utilisateur moyen.
par Dominique Lamy
Transférer les messages des autres comptes vers Gmail, je trouve pas ça très pratique. En effet, dans mon cas Gmail se retrouverait inondé de messages.
J'ai cinq comptes de messagerie différents. Ils n'ont pas tous le même volume de messages. Je préfère donc utiliser Thunderbird qui me permet de récupérer mes messages de chaque adresse dans leurs propres boîtes de réception individuelle.
@ Dominique Lamy
Il n'y a pas juste les solutions Google pour la gestion de documents. Ça fait un peu "infopub" ton article.
Pour les piles de papier, ce problème se règle facilement avec un peu de vitamine G :noel:
Il suffit d'avoir des extincteurs à proximité et de préalablement appeler les pompiers :noel:
