Ne répondez plus à vos courriels
Tel est le conseil que donne en conclusion d'une étude rendue publique le 23 avril le Gartner Group, en réponse à l'envahissement de l'emploi du temps des employés par la gestion des courriels.
Sur une journée de travail, les employés ne consacrent en moyenne pas moins de 49 minutes à ouvrir, lire et répondre à leurs courriers électroniques! Pire, presque un quart d'entre eux franchit allègrement la barre de l'heure. Gros mangeurs de temps, ces mots troublent aussi de façon intempestive la concentration, puisque 27% seulement de ces messages nécessitent réellement une attention immédiate.
L'essentiel de ces courriels est interne à l'entreprise. Le problème est bien évidemment la perte de productivité qui s'ensuit, mais également l'engorgement des serveurs et des boîtes à e-mails. On peut toutefois se demander si ces messages instantanés n'ont pas en partie remplacé les «bla-bla» téléphoniques entre collègues bavards, ce qui rendrait le bilan moins négatif. En fait, 70% des entreprise sont supposées avoir une politique en la matière, mais à peine 5% l'ont réellement formalisée.
Un tiers de ces messages est inutile, selon les employés interrogés. Souvent du fait de listes de destinataires de circulaires mal ciblées et trop larges. Et aussi du fait des nombreux courriels de courtoisie destinés à accuser réception d'un message ou à manifester son adhésion au contenu du message précédent. Même si le caractère un peu sec des e-mails est parfois mal ressenti, ce nouveau moyen de contact n'a pas vocation dans le contexte de l'entreprise à être chaleureux - ce type de gentillesses est qualifié de «spam occupationnel» par l'étude -, mais juste à transmettre des informations.
D'où l'attitude suggérée par le Gartner Group d'utiliser avec bon sens les envois en nombre de messages, de bannir les envois de plaisanteries et de lettres-chaînes, d'éviter les réponses voulant avoir le dernier mot, ou encore de ne pas hésiter à exprimer clairement la «fin de discussion» au bas de ses courriels. Même s'il est parfois bien confortable de savoir si le message a été lu.
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Texte rédigé par : Philippe Riondel
Publié dans BRANCHEZ-VOUS! le 24 avril 2001
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